Плановую СОУТ необходимо проводить каждые 5 лет. Новый отчет СОУТ должен быть утвержден до истечения предыдущего.
Внеплановую СОУТ проводят в течение 1 года со дня наступления случая:
• организация нового рабочего места;
• изменение технологического процесса или замена оборудования, способных повлиять на уровень воздействия вредных факторов на работника.
в течение 6 месяцев со дня наступления случая:
• получения предписания госинспектора труда;
• изменение состава применяемых материалов или сырья, способных повлиять на уровень воздействия вредных факторов на работника;
• произошедший на рабочем месте несчастный случай или выявление профзаболевания у работника;
• изменение средств защиты на рабочем месте, способных повлиять на уровень воздействия вредных факторов на работника;
• по мотивированному предложению профсоюза или иного представительного органа работников.

Приказом работодатель утверждает состав и порядок деятельности комиссии. Число членов комисии должно быть нечетным. В ее состав включаются: работодатель или его представитель, в том числе специалист по охране труда, члены профсоюза или другого представительного органа (при наличии). Возглавляет комиссию работодатель или его представитель.
Если в микропредприятии или у индивидуального предпринимателя отсутствует возможность организовать полноценную комиссию, то полномочия комиссии выполняет работодатель или индивидуальный предприниматель лично.

СОУТ должна проводиться на всех рабочих местах, кроме мест надомников, дистанционных работников и работников, вступивших в трудовые отношения с работодателями - физическими лицами, не являющимися индивидуальными предпринимателями, или с работодателями - религиозными организациями. Дополнительно СОУТ не проводится на рабочих местах государственных гражданских служащих и муниципальных служащих, военнослужащих, работников таможенных органов и ранее задекларированных, по результатам предыдущей СОУТ, рабочих местах.

На вакантных рабочих местах СОУТ не проводится, хотя законодательно не запрещено. Обследование рабочего места и измерение уровней вредных факторов воздействующих на работника должно проводиться при штатном производственном процессе.

Результаты СОУТ вступают в силу со дня внесения сведений в ФГИС СОУТ. Организация проводившая СОУТ должна предоставить соответствующую выписку через 10 рабочих дней после утверждения Отчета СОУТ комиссией по СОУТ (при условии, что работодатель уведомил организацию проводившую СОУТ в течение 3 дней после утверждения Отчета)

Организации, имеющие право проводить СОУТ, указаны в реестре организаций, проводящих специальную оценку условий труда (https://akot.rosmintrud.ru/sout/organizations), который оперативно обновляется Минтрудом России.

Необходимо выполнить технические и организационные мероприятия по улучшению условий труда способные повлиять на уровень и (или) время воздействия вредных факторов на работника. После чего нужно провести СОУТ на данном рабочем месте, по результатам которой может быть принято решение об уменьшении класса вредности.

Если на рабочем месте есть действующие результаты СОУТ, а вместо работника, указанного в карте СОУТ, был принят новый, то в день приема на работу он должен быть ознакомлен с картой СОУТ того места, на которое он принимается.

Оценка эффективности СИЗ проводится в отдельном порядке и в большинстве случаев не применима к результатам СОУТ, а форма и порядок оформления протокола оценки эффективности СИЗ на рабочем месте были упразднены из методики проведения СОУТ.

Проводить внеплановую СОУТ нет необходимости в случае изменения только наименования рабочего места, без существенного изменения должностных и функциональных обязанностей работника, способных повлиять на уровень воздействия вредных факторов на рабочем месте. Решение о непроведении внеплановой СОУТ должно приниматься комиссией работодателя.

Декларация подается работодателем в срок не позднее тридцати рабочих дней со дня внесения сведений о результатах проведения СОУТ в ФГИС СОУТ и получения соответствующего уведомления от организации, проводившей СОУТ. Декларация подается в территориальный орган Роструда. Особенности подачи декларации необходимо уточнять у сотрудников Роструда или интернет сайте инспекции, т.к. помимо самой декларации сотрудники Роструда могут запросить дополнительный комплект документов и в каждом конкретном регионе он может отличаться.

Декларация соответствия условий труда является бессрочной в случае сохранения условий труда на рабочем месте.

Работодатель может сэкономить на проведении СОУТ, если возместит расходы, которые понес в результате проведения СОУТ, за счет средств Фонда социального страхования. Процедура возврата регламентирована Приказом Минтруда № 467н от 14.07.2021. Таким образом можно компенсировать до 20% расходов на охрану труда.